Sachsen: Sächsisches Beamtengesetz (SächsBG): 111 Führung der Personalakte und Verarbeitung personenbezogener Daten

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Abschnitt 6
Rechtliche Stellung im Beamtenverhältnis
Unterabschnitt 4
Personalaktenrecht

§ 111 Führung der Personalakte und Verarbeitung personenbezogener Daten 

(1) Zur Personalakte gehören auch die in Dateien gespeicherten Personalaktendaten. Andere als die Personalaktendaten im Sinne von § 50 Satz 2 des Beamtenstatusgesetzes dürfen nicht in die Personalakte aufgenommen werden. Nicht Bestandteil der Personalakte sind Unterlagen, die besonderen, von der Person und dem Dienstverhältnis sachlich zu trennenden Zwecken dienen, insbesondere Prüfungs-, Sicherheits- und Kindergeldakten. Kindergeldakten können mit Besoldungs- und Versorgungsakten verbunden geführt werden, wenn diese von der übrigen Personalakte getrennt sind und von einer von der Personalverwaltung getrennten Organisationseinheit bearbeitet werden; § 35 des Ersten Buches Sozialgesetzbuch – Allgemeiner Teil – (Artikel 1 des Gesetzes vom 11. Dezember 1975, BGBl. I S. 3015), das zuletzt durch Artikel 5 des Gesetzes vom 14. August 2017 (BGBl. I S. 3214) geändert worden ist, in der jeweils geltenden Fassung, und die §§ 67 bis 78 des Zehnten Buches Sozialgesetzbuch – Sozialverwaltungsverfahren und Sozialdatenschutz – in der Fassung der Bekanntmachung vom 18. Januar 2001 (BGBl. I S. 130), das zuletzt durch Artikel 10 Absatz 11 des Gesetzes vom 30. Oktober 2017 (BGBl. I S. 3618) geändert worden ist, in der jeweils geltenden Fassung, bleiben unberührt.

(2) Die Personalakte kann nach sachlichen Gesichtspunkten in Grundakte und Teilakten gegliedert werden.

Teilakten können bei der für den betreffenden Aufgabenbereich zuständigen Behörde geführt werden.

Nebenakten, welche Personalaktendaten enthalten, die sich auch in der Grundakte oder in Teilakten befinden, dürfen nur geführt werden, wenn die personalverwaltende Behörde nicht zugleich Beschäftigungsbehörde ist oder wenn mehrere personalverwaltende Behörden für den Beamten zuständig sind. 4In die Grundakte ist ein vollständiges Verzeichnis aller Teil- und Nebenakten sowie ein vollständiges Verzeichnis der Personaldateien aufzunehmen, in denen Personalaktendaten elektronisch verarbeitet werden.

(3) Die Personalakte kann vollständig oder teilweise elektronisch geführt werden, soweit die technischen Voraussetzungen für die Personalaktenführung nach diesem Gesetz gegeben sind. Im Übrigen bleibt das Sächsische E-Government-Gesetz vom 9. Juli 2014 (SächsGVBl. S. 398), das zuletzt durch Artikel 9 des Gesetzes vom 26. April 2018 (SächsGVBl. S. 198) geändert worden ist, in der jeweils geltenden Fassung, unberührt. Wird die Personalakte nicht vollständig elektronisch geführt, legt die personalverwaltende Stelle schriftlich fest, welche Teile in welcher Form geführt werden. Soweit die Personalakte elektronisch geführt wird, dürfen eingereichte Schriftstücke und sonstige Unterlagen in Papierform, die zu ihrer Ersetzung in ein elektronisches Dokument übertragen wurden, aufbewahrt werden, wenn dies zu Beweiszwecken erforderlich ist. Für die Unterlagen nach Satz 4 gelten die personalaktenrechtlichen Vorschriften entsprechend. Soweit die Personalakte nicht elektronisch geführt wird, können Personalaktendaten in Dateien verarbeitet werden.

(4) Personalakten sind vor unbefugter Einsichtnahme zu schützen. Zugang zur Personalakte haben Bedienstete der personalverwaltenden Stellen (Personalreferate) und deren Vorgesetzte innerhalb der personalverwaltenden Behörde, soweit dies zu Zwecken der Personalverwaltung oder Personalwirtschaft erforderlich ist; dies gilt auch für den Zugang im automatisierten Abrufverfahren. Satz 2 gilt für andere Vorgesetzte entsprechend, soweit sie im Einzelfall an einer Personalmaßnahme der Personalreferate mitwirken. Zugang haben ferner die mit Angelegenheiten der Innenrevision beauftragten Bediensteten, soweit sie zur Korruptionsbekämpfung tätig sind und die erforderlichen Erkenntnisse nur auf diesem Weg und nicht durch Auskunft aus der Personalakte gewinnen können. 5Jede Einsichtnahme nach Satz 4 ist aktenkundig zu machen.

(5) Besoldungsakten und Versorgungsakten werden in den Fällen des Absatzes 2 Satz 2 als Teilakten Besoldung und Versorgung geführt. Zugang haben nur Bedienstete der für Besoldung und Versorgung zuständigen Stellen dieser Behörden und deren Vorgesetzte, soweit dies zur Aufgabenerfüllung erforderlich ist.

(6) Der Dienstherr darf personenbezogene Daten über Bewerber, Beamte und ehemalige Beamte verarbeiten, soweit dies zur Begründung, Durchführung, Beendigung oder Abwicklung des Dienstverhältnisses oder zur Durchführung organisatorischer, personeller und sozialer Maßnahmen, insbesondere auch zu Zwecken der Personalplanung und des Personaleinsatzes, erforderlich ist oder eine Rechtsvorschrift dies erlaubt. Fragebogen, mit denen solche personenbezogenen Daten erhoben werden, bedürfen der Genehmigung durch die zuständige oberste Dienstbehörde.57